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Come tenere traccia di fatture e pagamenti in una piccola impresa

Come tenere traccia di fatture e pagamenti in una piccola impresa

Tenere traccia delle vostre fatture e dei vostri pagamenti è assolutamente vitale per il successo di una piccola impresa, poiché gli importi pagati e non pagati incidono sul flusso di cassa della vostra azienda. Questo ha, quindi, un impatto sull'importo di denaro che avete a disposizione per pagare le spese, siano esse regolari o impreviste.

 

I modi di affrontare l'organizzazione delle finanze della vostra piccola impresa variano a seconda del tipo di attività che gestite, del vostro modello di business e dei vostri obiettivi per il business in futuro. Conoscere l'esatto stato delle vostre finanze è essenziale per garantire che il denaro continui a fluire per consentirvi di investire nuovamente nella vostra attività in un secondo momento.

 

Tenete d'occhio la vostra contabilità

 

Il modo più semplice e importante per tracciare le fatture e i pagamenti è quello di tenere traccia dei saldi di tutti i conti dell'azienda. Un modo per farlo è quello di assumere un contabile esperto e qualificato che tenga un registro accurato ed efficiente dei vostri affari finanziari in modo che tutto sia pronto il giorno delle tasse.

 

Potete anche dotarvi di un software di contabilità. Quando lo scegliete, è importante considerare quanto segue:

 

  • Il software di contabilità dovrebbe essere basato su cloud. Questo vi permetterà di accedere al programma da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. 
  • Il software deve inoltre essere sufficientemente sicuro e fornire un livello di crittografia e un firewall affidabili.

 

Proventi e costi 

 

Il monitoraggio accurato del reddito della vostra piccola impresa, sia esso mensile, settimanale o anche giornaliero, vi permette di avere una visione completa del denaro in entrata e in uscita. Può aiutarvi a fare una previsione del reddito per i mesi o gli anni a venire, esaminare le tendenze e determinare come e perché il vostro reddito può fluttuare. Sarete anche in grado di confrontare le vostre prestazioni aziendali con i vostri obiettivi per vedere dove potete potenzialmente migliorare la vostra redditività. Tracciando le spese della vostra piccola impresa, scoprirete che i costi possono sommarsi rapidamente, quindi, tenendo un'attenta registrazione di questi, sarete in grado di misurare meglio dove vanno i vostri soldi, di anticipare i costi frequenti e di pianificare le spese future.

 

Opzioni di pagamento

 

Dovrete determinare quale metodo di pagamento funziona meglio per la vostra azienda e la sua struttura. Ad esempio, se siete una società di servizi, potete scegliere di fatturare i vostri clienti regolarmente, ad esempio ogni mese.

 

Tuttavia, se siete un'azienda che vende prodotti, dovreste essere in grado di accettare la maggior parte dei tipi di pagamento, sia presso il vostro punto vendita che sul vostro sito web.

 

Dovete tenere conto sia dei costi che ciò comporta, ma anche della praticità per i vostri clienti e, infine, di ciò che vi permette di tenere d'occhio le vostre fatture e i pagamenti.

 

Digitalizzare documenti finanziari importanti

 

Infine, uno dei modi migliori per tenere traccia delle vostre fatture e dei vostri pagamenti è quello di archiviare tutte le fatture, le licenze, i dati dei dipendenti, i dati bancari e la contabilità generale e di scannerizzarli.

 

Avere un accesso facile e veloce a tutti i file necessari, sia per la vostra tracciatura che per le autorità fiscali, vi renderà la vita più facile. Trovare e aprire un documento scansionato richiede solo pochi secondi.

 

Come oggi la maggior parte delle banche, ma anche i contabili offrono ai loro clienti la possibilità di "andare senza carta", la scansione dei vostri registri bancari e il tracciamento dei pagamenti diventa più facile che mai.

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